Вход для пользователей:

Статьи раздела

Статьи

Электронный архив

Опубликовано: 17-12-2013 20:12

Под электронным архивом документов в наше время подразумевается комплексная и продуманная система хранения различной документации (скажем, бухгалтерской или кадровой), главная задача которой – способствовать заметной оптимизации и автоматизации бизнес-процессов на предприятиях. Электронный архив поможет быстро и с комфортом находить нужные документы, упорядоченно хранить их и, если нужно, формировать различные отчеты, мгновенно отправлять по нужному адресу копии любых

документов. А также высвобождать офисные площади от накопившихся гор бумаг и защищать документацию от безвозвратной утери и повреждений. Плюс от несанкционированного внесения в нее тех или иных изменений со стороны сотрудников – при помощи ограничения прав доступа, протоколирования действий пользователей и автоматического резервного копирования. Другими словами, электронный архив – «помощник» для нахождения способа эффективного и простого управления служебной информацией, оптимизирования документооборота с сокращением времени поиска необходимых бумаг и возможностью использования функции автоматического поиска.

Чтобы создать электронный архив документов, в первую очередь нужно подготовить все к сканированию и перевести в электронный вид, используя профессиональное оборудование, настроить систему соответственно требованиям бизнес-процессов организации и интегрировать электронный архив, а также ввести отсканированную документацию. Если заказать создание электронного архива у занимающейся этим компании, можно попросить реализовать систему и на базе программного обеспечения этой компании, и применяя разработки ведущих ИТ-фирм. Сколько при этом будет стоить организация электронного архива – нужно смотреть по целому ряду параметров каждого проекта.