Вход для пользователей:

Статьи раздела

Статьи

Организация делопроизводства и создание интранет и корпоративных порталов как эффективные способы продвижения компаний

Опубликовано: 07-04-2012 22:04

Ни одно из крупных предприятий и ни одна из средних компаний не могут в настоящее время осуществлять свою деятельность без соответствующего документооборота. Какие бы финансовые средства ни проходили через ту или иную кассу, какие бы объёмы выполненных работ ни производились, так или иначе, для ведения учёта, осуществления отчётности, а также оценки рабочих показателей необходимы проектные, бухгалтерские, назначающие или иные документы.



Информация, которая задействована в бизнес-процессах компании, требует не только строгой регламентации, но и чёткого управления. Для управления этого должны использоваться различные системы.



Задачами системы электронного документооборота являются:

делопроизводство, а также хранение необходимых документов с возможностью их повторного использования (электронный архив);

• управление процессами бизнеса.



Основная задача, связанная с ведением делопроизводства, состоит в управлении сообщениями и документами, поступающими в организацию. Все документы в таком случае должны быть консолидированы и связаны с происходящими в компании бизнес-процессами.



Любые документы и их передвижение обязаны гарантировать не только доступность, но и конфиденциальность и целостность информации для тех, кто имеет к ним доступ. Под целостностью имеется в виду неизменность содержания самого документа и журнала совершенных с ним действий. Конфиденциальность должна обеспечиваться шифрованием бумаг и контролем прав пользователя соответствующей системы делопроизводства.



Одной из важных задач по управлению делопроизводством считается контроль действий как над исходящими, так и над входящими бумагами, а также над созданными в процессе обработки специалистами компании определёнными вопросами. Эффективность организации делопроизводства заключается в автоматизации производимых процессов и постоянной фиксации изменений в состоянии документов. Внутренние письменные носители информации подлежат автоматизации наравне с внешними. Это могут быть как служебные записки или нормативные документы, так и различные решения и приказы. Процессы подготовки и последующей обработки внутренних носителей информации могут быть единичными или типовыми. Поэтому автоматизированное ведение делопроизводства даёт возможность удобно и быстро создавать, хранить, а также корректировать документы и их шаблоны, отслеживая их маршруты и обеспечивая контроль доступа к этим бумагам.



Осуществляемый электронный документооборот в компании - это довольно сложное и утомительное занятие. И делопроизводство, и документооборот так или иначе, но является бумажной волокитой. Однако это движение документов на предприятии осуществляется с момента их создания и получения до полного завершения процесса исполнения - отправки и направления в дело.



Система документооборота в электронном виде является автоматизированным многопользовательским процессом, который сопровождает шаги по управлению работой иерархической организации и осуществляет обеспечение выполнения этой компанией своих функций. В данном случае предполагается, что указанный процесс управления должен опираться на читаемые бумажные и электронные носители информации, содержащие инструкции для сотрудников компании, необходимые к их исполнению.



Для более эффективной работы организации и её сотрудников, кроме применения электронной системы документооборота, имеется ещё один универсальный инструмент под названием интранет портал. Это своеобразный сайт, доступный только сотрудникам фирмы. У каждого сотрудника, имеющего на рабочем месте свой компьютер, может быть доступ к такому сайту. На нём размещается много полезной информации, важной только для работников данного предприятия. Управление таким внутренним сайтом развивает корпоративной культуру, позволяет формировать у сотрудников чувство общности, создаёт положительный образ компании и, в конечном итоге, укрепляет внутреннюю атмосферу в коллективе.



Прежде всего, создание интранет потралов обеспечивает единое поле для информационного обмена,

объединяя в определённое сообщество все филиалы, региональные представительства и подразделения компании. Основным плюсом Интранета является удобство, т.к. не нужно тратить драгоценное рабочее время на поиски необходимой информации. Все, что нужно сотруднику, можно получить без отрыва от производственного процесса, не вставая с рабочего места.



Наиболее крупные фирмы, имеющие свои филиалы и представительства, могут внедрять такой эффективный инструмент коммуникаций, как корпоративный портал, который очень близок к информационной системе и требует комплексного подхода к его созданию как со стороны заказчика, так и со стороны разработчика-внедренца. Причём, в данном случае не важно, принадлежит ли эта пара «заказчик-разработчик» к одной компании или же представляет различные организации. Корпоративный портал - это больше, чем просто сайт, который может просто разработать и внедрить каждая веб-студия. Только все вышеуказанные методы в совокупности дают возможность более эффективного развития и продвижения любой компании на соответствующем сегменте рынка.